對于檔案館來說，由于檔案盒數(shù)量龐大，因而更希望在起止件號外再編制一個盒號，使上架排列和查找目標更為明確。設置盒號作為可選項目，主要是方便檔案館管理時進行檔案盒排架、歸位及統(tǒng)計等工作，這也是《歸檔文件整理規(guī)則》在簡化機關(guān)檔案室操作的同時，對檔案館管理需要的一種兼顧。

但盒號的作用應加以限制，不宜過分擴大。比如在機關(guān)檔案部門，要實現(xiàn)檔案調(diào)出后的歸位，依據(jù)起止件號就完全可以做到，而無須再編制盒號，否則會使檔號章的尺寸和項目設置、歸檔文件目錄的格式、盒號的編制方法等變得復雜而又繁瑣，且不便于部門整理及隨辦隨歸?！稓w檔文件整理規(guī)則》中只在"裝盒"環(huán)節(jié)將盒號作為必備項提出，其他環(huán)節(jié)不予提出正是出于此考慮。這也是許多單位試點后得出的共識。實際工作中，盒號的使用應以同級地方檔案行政管理部門的要求為準。