(一)歸檔范圍

歸檔范圍，是指辦理完畢的文件材料應(yīng)當(dāng)歸檔及不應(yīng)當(dāng)歸檔的范圍。哪些文件應(yīng)該歸檔，哪些文件不應(yīng)該歸檔，主要取決于文件本身的價(jià)值。一般而言，凡是反映本機(jī)關(guān)工作、生產(chǎn)活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件材料均屬歸檔范圍。

按照國(guó)家檔案局1987年12月4日發(fā)布的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》的規(guī)定，一個(gè)機(jī)關(guān)應(yīng)該歸檔的文件材料，主要有四部分:

一是上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料，包括上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)并要執(zhí)行的文件，以及普發(fā)的、非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但需貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件;上級(jí)召開(kāi)的需要貫徹執(zhí)行的會(huì)議的主要文件材料;上級(jí)機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)本機(jī)關(guān)的文件，本機(jī)關(guān)代上級(jí)機(jī)關(guān)草擬并被采用的文件的后草稿和印本，以及上級(jí)機(jī)關(guān)、黨和、人民代表檢查本機(jī)關(guān)工作形成的各種重要文件材料(包括音像材料)等

二是本機(jī)關(guān)的文件材料，包括本機(jī)關(guān)召開(kāi)的代表大會(huì)、工作會(huì)議、專業(yè)會(huì)議、機(jī)關(guān)黨組織及行政領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議的文件材料;本機(jī)關(guān)頒發(fā)的各種正式文件;本機(jī)關(guān)及其內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)與會(huì)計(jì)文件、人事工作文件，以及反映業(yè)務(wù)活動(dòng)和科學(xué)技術(shù)管理的專業(yè)文件材料;本機(jī)關(guān)的請(qǐng)示與卜級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)文件，下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的批復(fù)文件;本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人公務(wù)活動(dòng)形成的重要信件、電報(bào)、電話記錄，從外機(jī)關(guān)帶回的與本機(jī)關(guān)有關(guān)的重要文件材料;本機(jī)關(guān)的各種規(guī)章制度，以及反映本機(jī)關(guān)成立、合并、人員編制、歷史沿革、合同、協(xié)議、財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等方面的文件、憑證、賬冊(cè)等材料;重要的人民來(lái)信、來(lái)訪材料以及其他認(rèn)為需要?dú)w檔的材料。

三是同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)的文件材料，包括同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)頒發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但需執(zhí)行的法規(guī)性文件，或與本機(jī)關(guān)聯(lián)系、協(xié)商工作的重要來(lái)往文件有關(guān)業(yè)務(wù)機(jī)關(guān)對(duì)本機(jī)關(guān)工作檢查形成的重要文件。

四是下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料，包括下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)、典型材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)預(yù)(決)算、科技文件材料以及備案性文件材料。